สำหรับผู้เริ่มต้นใหม่ ต้องการเปลี่ยนแปลงบริษัทให้เป็นระบบดิจิทัล จะมีขั้นตอนกว้าง ๆ ดังนี้ :-

บันไดขั้นที่ 1 : เริ่มต้นที่ตัวเอง จัดเก็บเอกสารต่าง ๆ ที่มีอยู่เข้าเก็บเป็นไฟล์คอมพิวเตอร์ ก็คือ ทำตัวอย่างให้พนักงานคนอื่น ๆ เห็นก่อนว่า การจัดเก็บเอกสารให้เป็นไฟล์คอมพิวเตอร์มีข้อดีอย่างไร

สิ่งที่คุณต้องทำ คือ กำจัดถาดเอกสาร หรือ ลิ้นชักเอกสาร ออกจากโต๊ทำงานคุณให้ได้ ไม่ได้บอกให้เอาไปทิ้งนะ แต่ให้ทำการแปลงเอกสารเหล่านั้นให้เป็นไฟล์ดิจิทัลซะ ฝึกจนเป็นนิสัย ทุกครั้งที่มีเอกสารใหม่ที่เป็นกระดาษเข้ามา ให้แปลงให้เป็นไฟล์คอมพิวเตอร์ แล้ว รีบเคลียร์ออกจากโต๊ะทำงานไปเลย ทำไปเรื่อย ๆ แล้วคุณจะรู้สึกว่า การที่ไม่มีกองเอกสารตั้งอยู่บนโต๊ะเนี่ย มันช่างเป็นโต๊ะทำงานในฝันจริง ๆ พูดเหมือนง่าย แต่ งานนี้ต้องใช้ความพยายามมากอยู่เหมือนกัน ผมฝึกทำอยู่หลายเดือนเลยกว่าจะเคลียร์เอกสารได้หมดโต๊ะ (พูดแล้วอาย)

ผมมีคำแนะนำให้การจัดเก็บเอกสารต่าง ๆ เป็นดิจิทัล ตามลิงค์นี้นะครับ

บันไดขั้นที่ 2 : เพื่อนร่วมงาน ส่งเอกสารต่าง ๆ ในรูปดิจิทัล คนโดยส่วนใหญ่ คุ้นเคยกับการพิมพ์เอกสารใส่กระดาษ แล้วก็ถือมาส่งให้เพื่อนร่วมงาน หรือ หัวหน้างานที่โต๊ะ (ใส่ถาดรอพิจารณา) ซึ่งแทนที่จะทำแบบนั้น ก็ให้เปลี่ยนเป็นทำเอกสารให้เป็นดิจิทัล เช่น PDF หรือ รูปภาพ แล้วส่งไปทาง e-mail หรือ เก็บไว้ใน Share Folder หรือ บางบริษัทมีงบหน่อย ก็ โยนเข้าระบบ DMS (Document Management System) ไป

สำหรับบริษัทที่ต้องการประหยัดค่าใช้จ่าย หรือ เพิ่งเริ่ม ผมมีวิธีส่งเอกสารผ่าน Share Folder ตามลิงค์นี้นะครับ

บันไขขั้นที่ 3 : ป้องกันปัญหา/สร้างความมั่นใจ เมื่อมีการจัดเก็บเอกสารเป็นดิจิทัลปัญหาที่พบได้บ่อย ๆ คือ เอกสารเดียวกันแต่มีหลายไฟล์ จนทำให้ไม่รู้ว่า ไฟล์ไหน คือ ไฟล์ล่าสุด ไฟล์ไหนคือไฟล์ที่ผ่านการอนุมัติขั้นตอนสุดท้ายแล้ว

สำหรับองค์กรขนาดเล็ก แนะนำให้ใช้วิธีสร้าง Folder สำหรับจัดเก็บ Final Documents หากเห็นองค์กรขนาดกลางที่มีพนักงานหลายคน ก็อาจจะจัดสรรเจ้าหน้าที่ธุรการสักคนคอยจัดเก็บเอกสารที่เสร็จสิ้นแล้ว เข้า Folder ที่จัดเตรียมไว้ (ควรเป็น Server ที่มีระบบความปลอดภัย ป้องกันการลบ และมีการสำรองข้อมูลเป็นระยะ)

หากเห็นองค์กรขนาดใหญ่ แนะนำให้ใช้ระบบ DMS (Document Management System) ที่มีความสามารถในการแยกประเภทเอกสาร ใส่แท็ก หรือ คำค้นต่าง ๆ ได้ง่าย โดยระบบ DMS โดยส่วนใหญ่จะมีระบบสำรองข้อมูลมาให้เป็นฟีเจอร์สำคัญอยู่แล้ว

เมื่อจัดเก็บ Final Document อย่างเป็นระบบเรียบร้อยแล้ว ทุกคนก็จะรับรู้ตรงกันว่า หากต้องการดูเอกสารที่ถูกต้อง ควรจะไปดูที่ไหน ก็จะทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดความผิดพลาดในการทำงานได้อย่างมาก

การมีระบบสำรองข้อมูลเป็นสิ่งที่ทำให้ทุกคนในองค์กรมั่นใจได้ว่าเอกสารจะไม่สูญหาย สามารถเข้าถึงได้ตลอดไป

ขั้นตอนที่ 4 : จัดหาระบบออโตเมชั่นเข้ามาใช้งาน คือ การจัดหาเครื่องมือที่ช่วยให้การทำงานในสำนักงาน หรือ โรงงาน เป็นไปอย่างต่อเนื่อง เช่น โปรแกรมประเภท Office Automation, ERP, MRP

โปรแกรมต่าง ๆ เหล่านี้ จะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น เมื่อเราสร้างใบเสนอราคา แล้วจะส่งให้ผู้จัดการอนุมัติ ก็แค่เปลี่ยนสถานะเอกสารในระบบ เป็น รออนุมัติ โปรแกรมก็จะส่งเอกสารนั้นไปอยู่ในถาดงานของผู้จัดการให้ทันที (ถาดงานในที่นี้ หมายถึง รายการงานที่ต้องทำ ในโปรแกรม ไม่ใช่ ถาดกระดาษจริง นะ)

ขั้นสุดท้าย : ร่วมมือกันทั้งองค์กร เมื่อเตรียมพร้อมในทุก ๆ ด้านเรียบร้อยแล้ว ก็ เหลือเพียงความร่วมมือกันของทุกคนในบริษัท ใช้งานระบบดิจิทัลตามระบบแผนงานที่วางไว้ อย่างสม่ำเสมอจนเป็นปกตินิสัย เพียงเท่านี้บริษัทของคุณก็จะกลายเป็นบริษัทที่ทำงานด้วยระบบดิจิทัลโดยสมบูรณ์