อาชาง ค้นความหาความรู้ต่าง ๆ เพื่อที่จะทำ Digital Transformation จัดเตรียมความพร้อมในด้านต่าง ๆ ทั้งด้านอุปกรณ์ และ การให้ความรู้พนักงาน จนถึงจุดที่คิดว่าทุกอย่างมีความพร้อมที่จะเปลี่ยนแปลง จึงตัดสินใจ เริ่มใช้งาน ระบบคอมพิวเตอร์ในโรงงาน อย่างจริงจัง

การจัดวางโครงสร้างระบบเป็นเรื่องสำคัญ จะได้อบรมวิธีการใช้งานให้กับพนักงาน อย่างมีแบบแผน ลดความสับสนในการทำงานของพนักงานได้ ก็เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพ การทำงานให้มากขึ้น ตรงตามเป้าหมายที่ตั้งใจไว้

สิ่งที่ อาชาง ได้ลงมือทำมีดังนี้

1) ทำข้อตกลงกับพนักงาน เรื่องมาตรฐานต่าง ๆ

เช่นเรื่อง การตั้งรหัสคำสั่งผลิต การตั้งชื่อโฟลเดอร์ และ การตั้งชื่อไฟล์ต่าง ๆ ให้ง่ายและเป็นมาตรฐาน โดยกำหนดมาตรฐานเบื้องต้นดังนี้

2) สร้างโฟลเดอร์ ชื่อว่า "ฝ่ายผลิต"

เพื่อเป็นโฟลเดอร์หลัก สำหรับทำงานร่วมกัน

3) ภายในโฟลเดอร์ "ฝ่ายผลิต" สร้างโฟลเดอร์ย่อยคำสั่งผลิต

เพื่อแยกเก็บข้อมูลรายละเอียด ของคำสั่งการผลิตแต่ละรายการ เพื่อลดความผิดพลาดของงาน จึงเติมชื่อลูกค้า ต่อท้ายชื่อโฟลเดอร์ด้วย เช่น AW650001-เจียมสุวรรณ

3.1) ใบออร์เดอร์ หรือ คำสั่งผลิต ซึ่งจะมีรายละเอียดต่าง ๆ เช่น สูตรการผลิต ขั้นตอนการผลิต ความต้องการที่ลูกค้าระบุมา เอกสารส่วนนี้ ห้ามแก้ไข เพราะเอาไว้ใช้อ้างอิง ในระหว่างการผลิต อาชางจึงจัดทำเป็น PDF เพื่อให้อ่านได้อย่างเดียว

3.2) แบบฟอร์มบันทึกสถานะผลิต จัดทำเป็น Google Sheet อาชางออกแบบฟอร์มบันทึกการผลิต โดยใช้แบบฟอร์มที่เป็นกระดาษเดิมมาเป็นต้นแบบ แล้วดัดแปลงให้เหมาะสมสำหรับการทำงานใน Tablet โดยการออกแบบ ต้องหลีกเลี่ยงการ "ป้อนตัวอักษร" เพราะ การใช้คีย์บอร์ดบน Tablet หรือ มือถือ เป็นสิ่งไม่สะดวก และ อาจจะทำให้เกิดความล่าช้ามากกว่าเดิม

4) ทำแฟ้ม "คำสั่งผลิตทั้งหมด" เพื่อแสดงรายการที่อยู่ระหว่างการผลิต

โดยทำเป็น Google Sheet มีสถานะล่าสุด และ กำหนด และ สร้าง Link ไปยังแฟ้มต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง

5) ทบทวนขั้นตอนการทำงานอีกครั้ง

1. เมื่อมีออเดอร์ใหม่ สร้างโฟลเดอร์ใหม่ เป็นรหัสคำสั่งผลิต
2. เอา PDF ของคำสั่งผลิตไปไว้ในโฟลเดอร์งาน
3. สร้าง Google Sheet สำหรับบันทึกสถานะงานผลิต
4. สร้าง Google Sheet เป็นสารบัญรายการคำสั่งผลิตทั้งหมด

เพียงเท่านี้ ก็ครบขั้นตอนการทำงานทั้งหมดสำหรับโรงงานขนาดเล็กเรียบร้อยแล้ว
แล้วพบกับเรื่องราวดี ๆ ในบทความถัดไปนะครับ