"อาชาง" ก็เหมือนคนอื่น ๆ อีกหลายคน ที่ "เล่น" คอมพิวเตอร์เป็น แต่ไม่รู้ว่า จะเอามาใช้งานในธุรกิจได้อย่างไร มีโรงงานอยู่แต่ก็ไม่เคยเอา คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการทำงาน ใช้กระดาษในการทำงานทั้งหมด

จนกระทั่งปี 2563 หลังสงครามการค้าจีน-สหรัฐ ตามด้วย COVID-19 ทำให้ต้องลดกำลังการผลิตลง พนักงานก็ลดลง อาชาง เริ่มมีเวลาว่างมากขึ้น จึงมองเห็นโอกาสที่จะทำการปรับปรุงธุรกิจ นำเอาคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้งานในโรงงาน เพราะการที่มีพนักงานน้อย จะปรับเปลี่ยนอะไร ก็ง่าย จะสอนอะไรก็ไม่ยาก หากผิดพลาดยังไง ก็ เสียหายน้อย

** ก้าวเล็ก ๆ แต่ยิ่งใหญ่ **

มาดูซิว่า สิ่งที่ อาชาง ตัองทำอะไรบ้างเมื่อเริ่มนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในโรงงาน

1) จัดเตรียมอุปกรณ์

การที่จะเอาเครื่อง PC ตั้งโต๊ะมาใช้ในโรงงาน ก็ เปลืองเนื้อที่ จะเอา Notebook มาใช้ พอพิจารณาพื้นที่ทำงานแล้ว อาจมีน้ำหรือสิ่งสกปรกหกใส่ ทำให้เกิดความเสียหายได้ จึงเหลือตัวเลือก อีก 2 ทาง คือ Tablet หรือ มือถือ

หากเลือกเป็นมือถือ ก็ประหยัดดี เพราะพนักงานเกือบทุกคนมีมือถืออยู่แล้ว แต่เมื่อดูในแง่การใช้งานจริง ๆ เพราะจอเล็กเกินไป พนักงานที่เคยใช้แต่กระดาษ จะให้มาดูในมือถือจอเล็ก ๆ ก็คงเป็นการเปลี่ยนแปลงที่เร็วเกินไป

ดังนั้น Tablet จึงเป็นตัวเลือกที่ลงตัวที่สุดในการเริ่มต้นใช้งาน ทั้งในเรื่องของขนาดที่ใกล้เคียงกับ กระดาษ A4-A5 ทำให้พนักงานใช้งานได้สะดวก และไม่ต้องห่วงเรื่อง น้ำหรือสิ่งสกปรก มากนัก เพราะ ไม่มีคีย์บอร์ด หากสกปรกนิดหน่อย ก็สามารถทำความสะอาดได้ง่าย และปัจจุบัน Tablet ราคาก็ไม่สูงมากนัก

ส่วนเรื่องเครื่องพิมพ์ หรือ Printer ไม่ต้องหามาใช้ เพราะนโยบายคือ ลดการใช้กระดาษ (Paperless) อยู่แล้ว การยังคงใช้กระดาษอยู่จะทำให้เกิดงานซ้ำซ้อน ด้วยความที่พนักงานคุ้นเคยกับกระดาษ ก็เลยเคยชินที่จะเขียนลงกระดาษก่อน แล้วค่อยมาบันทึกในคอมพิวเตอร์อีกครั้ง ทำให้งานมากขึ้นล่าช้ากว่าเดิม

2) จัดเตรียมเครือข่าย

Internet เป็นสิ่งจำเป็น การที่จะทำให้ข้อมูลสื่อสารถึงกันได้อย่างรวดเร็ว ก็ต้องมีระบบเครือข่าย หรือ ที่เรียกว่า Network แต่คนทั่ว ๆ มักจะเรียกว่า LAN หรือ Wi-Fi เราคงไม่มาอธิบายแต่ละคำกันในตอนนี้ รู้อย่างเดียวว่า ทำยังไงก็ได้ให้ Tablet ที่เราเตรียมไว้มันสื่อสารกับคนอื่นบน Internet ได้

ถ้าไม่รู้ แนะนำให้จ้างมืออาชีพมาติดตั้งให้ดีกว่า อาจจะให้ผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต (พวกค่ายมือถือที่เค้าให้บริการอยู่) เค้ามีบริการติดตั้งให้ อยู่แล้ว เร็วกว่าเยอะ

3) พื้นที่เก็บข้อมูล

จัดเตรียมพื้นที่สำหรับทำงานบน Internet หรือ Cloud ทำไมต้องเก็บข้อมูลบน Cloud เก็บไว้ในเครื่อง PC ก็ได้ไม่ใช่เหรอ หลาย ๆ คนถาม สำหรับผู้ที่ไม่ได้ทำงานด้านคอมพิวเตอร์โดยตรง การที่จะมาตั้ง Server สร้าง Share Folder กำหนดสิทธิ์ ถือว่าเป็นงานที่ยุ่งยากมาก อาจทำให้เลิกไปก่อนที่จะเริ่ม การเลือกใช้บริการ Cloud Storage ที่มีบริการอยู่แล้ว เป็นทางเลือกที่ประหยัดกว่า

อาชาง เลือกใช้บริการ Google Drive เพราะเห็นว่า พนักงานส่วนใหญ่มีการสมัคร GMail อยู่แล้ว หากจะมีการ Share Folder กันก็จะง่ายไม่ต้องมาสมัครใหม่

4) ให้ความรู้พนักงาน

อาชาง เรียกหัวหน้าพนักงานมาสอนวิธีการเข้าระบบ เปิดไฟล์ แก้ไขไฟล์ ใส่ Comment บอกกับพนักงานให้เตรียมพร้อมที่จะ ทำงานบนระบบคอมพิวเตอร์ ช่วงแรก ก็ให้ทำงานควบคู่กันไป ทั้งระบบกระดาษแบบเก่า และ คอมพิวเตอร์ ฝึกจนพนักงานเริ่มชินกับการใช้งาน จึงค่อย ๆ ลดเอกสารกระดาษลง

5) ความปลอดภัยเป็นเรื่องสำคัญ

การใช้งานไฟล์ในระบบคอมพิวเตอร์ มีข้อดีในการเข้าถึงได้ง่ายสะดวกในการแก้ไข ในขณะเดียวกัน อาจเผลอลบไฟล์ข้อมูล โดยไม่ตั้งใจก็ได้ ดังนั้น อาชาง จึงเตรียมการ ด้านความปลอดภัยเบื้องต้น คือ

• แยกไฟล์ที่สำคัญ เอาไว้ในกลุ่มที่เป็น Read-Only คือให้พนักงานอ่านได้อย่างเดียวเท่านั้น



ลักษณะนี้ ก็เปรียบเทียบได้กับ เอกสารที่ใส่ตู้กระจกไว้ ดูได้ อ่านได้ แต่ทำลายไม่ได้

• ไฟล์ที่ต้องให้พนักงานบันทึกข้อมูล ก็ แยกไว้ในอีกโฟล์เดอร์หนึ่ง



สำหรับคนที่ไม่เคยใช้งานคอมพิวเตอร์ ก็จะบอกว่า "อ้าว อย่างนี้เผลอลบไปก็ได้สิ"
ขอถามให้คิดนิดหนึ่งนะครับ แล้วถ้า "เอกสารกระดาษ" หายไปหล่ะ ต่างกันตรงไหน ?

และที่สำคัญคือการทำสำรองข้อมูลบ่อย ๆ เช่น สำรองข้อมูลทุก ๆ เย็นหลังเลิกงาน แต่หากข้อมูลไม่ค่อยเปลี่ยนแปลงมากนัก อาจจะ ลดเหลือสัปดาห์ละครั้งก็ได้
เพียงเท่านี้ก็จะช่วยให้มั่นใจในการทำงานกับระบบไฟล์ดิจิทัลได้แล้ว

คราวหน้าเราไปดูกันว่า อาชาง จะเอาระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาทำอะไร เป็นอย่างแรกในโรงงานของเค้า ผลจะเป็นอย่างไร ติดตามดูกันนะครับ