ที่จริงแล้วแนวคิดเรื่อง Work From Home นั้นมีมานานแล้ว แต่ยังไม่ถูกนำมาใช้อย่างจริงจัง จนกระทั่ง COVID-19 เป็นตัวกระตุ้น บังคับให้องค์กรต่าง ๆ ต้องทำ Work From Home อย่างจริงจัง ซึ่งพอถูกสถานะการณ์บังคับจริง ๆ ก็สามารถทำได้

คำถามที่พบบ่อยในการทำงาน Work From Home ผ่านระบบออนไลน์ คือ เรื่องของการอนุมัติเอกสารต่าง ๆ จะทำอย่างไร มันคงไม่เหมาะสมที่จะส่งเอกสารที่จำเป็นต้องพิจารณาอนุมัติผ่านทางอีเมล์ ซึ่งไม่เป็นระบบ เอกสารซ้ำซ้อน ไม่สามารถตรวจสอบสถานะปัจจุบันได้ และ ไม่สามารถสืบประวัติย้อนหลังได้ อาจทำให้ล่าช้าจนเกิดความเสียหาย

"ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์" จึงได้ถูกพัฒนาขึ้นมากมายหลายรูปแบบ ซึ่งจุดประสงค์สำคัญ คือ สามารถพิจารณารายละเอียดเอกสาร แล้ว ตัดสินใจ อนุมัติ หรือ ปฏิเสธ ได้ผ่านทางออนไลน์ โดยไม่ต้องเข้าสำนักงาน

คุณสมบัติพื้นฐานของ ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ จะประกอบด้วย

1. ความปลอดภัยพื้นฐานในการเข้าใช้ระบบ คือ username, password
   รวมถึงการกำหนดระดับสิทธิ์ของผู้ใช้งาน user role
   เช่น พนักงาน หรือ ผู้จัดการผู้มีอำนาจ
2. สามารถสร้างเอกสาร หรือ upload เอกสาร เข้าระบบได้
3. สามารถกำหนดสายอนุมัติได้
   คือการ กำหนด ลำดับการอนุมัติว่า ลำดับที่ 1 คือใคร ลำดับที่ 2 คือใคร ลำดับสุดท้ายคือใคร หากลำดับที่ 1 ปฏิเสธ เอกสารก็จะไม่ถูกส่งไปยังลำดับถัดไป
4. ใส่หมายเหตุ การอนุมัติ หรือ การปฏิเสธได้
5. ระบบแจ้งเตือนเอกสารรอพิจารณา เตือนไปยังผู้ที่ต้องพิจารณาตามลำดับสายอนุมัติ
6. ระบบแจ้งเตือนเอกสารที่อนุมัติแล้ว แจ้งไปยังผู้ที่เกี่ยวข้อง เพื่อดำเนินการขั้นต่อไป
7. ถาดงาน คือ หน้าจอแสดงรายการเอกสารทั้งหมดที่รอดำเนินการ
8. สามารถตรวจสอบสถานะได้ ว่าปัจจุบันอยู่ในขั้นตอนไหน ค้างอยู่ที่ใคร และ ประวัติเอกสารได้ เช่น ใครเป็นผู้สร้างเอกสาร ผู้อนุมัติมีใครบ้าง
9. แนบลายเซ็นผู้อนุมัติ เมื่อพิมพ์เอกสาร ซึ่งปกติจะบันทึกเป็น PDF เพื่อส่งต่อไปให้คู่ค้าได้
10. จัดเก็บเอกสารที่อนุมัติแล้ว ให้เป็นระเบียบ สามารถสืบค้น เพื่อใช้งานได้ง่าย

ปัจจุบันมีผู้ให้บริการ "ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์" อยู่มาก ให้เลือกใช้ตามความเหมาะสมขององค์กร ผู้แต่งหวังว่า ผู้อ่านจะนำเอาระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์นี้ ไปช่วยเสริมประสิทธิภาพการทำงานขององค์การให้มากขึ้นนะครับ